Datenschutzerklärung für IT4S

Stand: 04.11.2026Version 1.0

1. Verantwortlicher und Kontakt#

Silvertip IT-Solutions GmbH, Grabenweg 68, 6020 Innsbruck, Österreich
FN 599795b, UID ATU79178079
E-Mail: privacy@it4s.at · Telefon: +43 664 9111 489

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da keine gesetzliche Pflicht besteht. Für alle Datenschutzfragen erreichen Sie uns unter den genannten Kontaktdaten.

2. Für wen gilt diese Erklärung – unsere zwei Rollen#

IT4S ist ein Projekt- und Issue-Tracker, den wir als Online-Dienst (Software as a Service) betreiben. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in zwei Rollen:

• Als Verantwortliche für die Website it4s.at, Ihr IT4S-Konto (Anmeldung, Sicherheit), die Abrechnung, den Support, Systemmails und die Sicherheit des Dienstes. Dafür gilt diese Datenschutzerklärung.
• Als Auftragsverarbeiterin für die Inhalte, die unsere Kunden in ihren Workspaces speichern (Projekte, Issues, Kommentare, Dokumentation, Dateien, Zeiterfassung, Mitgliederlisten). Verantwortlich ist hier der Kunde, der den Workspace betreibt (z. B. Ihr Arbeitgeber). Wir verarbeiten diese Daten nur nach seinen Weisungen auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV). Fragen zu diesen Inhalten richten Sie bitte zuerst an den Administrator Ihres Workspaces.

3. Website it4s.at#

Server-Logfiles: Bei jedem Aufruf werden IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browser und Betriebssystem sowie Referrer-URL verarbeitet. Zweck: Auslieferung, Stabilität und Sicherheit. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Angebot). Speicherdauer: 14 Tage, danach automatische Löschung.

Kontaktaufnahme: Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen, sonst lit. f). Löschung nach Erledigung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir setzen auf it4s.at keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Tools ein. Schriften werden lokal ausgeliefert. Details zu Cookies: siehe Cookie-Richtlinie.

4. Ihr IT4S-Konto#

Ein Konto pro E-Mail-Adresse gilt für alle Workspaces, denen Sie angehören. Administratoren eines Workspaces sehen nur Ihre Mitgliedschaft in ihrem Workspace, nicht Ihre anderen Workspaces.

Speicherdauer: bis Sie Ihr Konto löschen. Das ist jederzeit unter Mein Profil › Datenschutz möglich, sobald Sie keinen Workspace mehr besitzen und nirgends der letzte Admin sind; dort laden Sie Ihre Kontodaten auch als Datei herunter. Nach der Löschung erscheinen Beiträge, die Sie in Workspaces verfasst haben, als „Deleted user“; die Inhalte selbst gehören zum jeweiligen Kunden und bleiben dort.

5. Workspaces und Inhalte#

Inhalte in Workspaces verarbeiten wir als Auftragsverarbeiterin (siehe Punkt 2). Ergänzend gilt:

• Wenn Sie einen Workspace anlegen, werden Sie Eigentümer und schließen für den Kunden den AVV ab.
• Workspaces werden nach Löschung durch einen Administrator sofort gesperrt und nach 30 Tagen endgültig gelöscht, einschließlich Dateien und Sicherungen. Reste in Plattform-Sicherungen und Protokollen laufen spätestens 30 Tage danach ab.
• Kostenlose Workspaces ohne Aktivität für 12 Monate werden gelöscht; der Eigentümer wird 30 und 7 Tage vorher per E-Mail informiert.
• Tägliche Sicherungen je Workspace werden je nach Tarif 7 Tage (Free) bzw. 30 Tage (Team) aufbewahrt.
• Unsere Mitarbeiter sehen Workspace-Inhalte nur mit Support-Zugriff, den ein Administrator des Workspaces genehmigt (max. 24 Stunden, protokolliert).

6. MCP, API und verbundene Apps (z. B. Claude)#

IT4S bietet eine MCP-Schnittstelle (mcp.it4s.at) und eine REST-API. Wenn Sie eine App wie Claude, ein Skript oder eine andere KI-Anwendung mit IT4S verbinden, erteilen Sie dieser App über OAuth oder ein API-Token Zugriff auf einen Workspace im gewählten Umfang (lesen, schreiben, verwalten).

• Wir protokollieren die Verbindung (App-Name, Umfang, Zeitpunkt, letzte Nutzung) und in der Historie, welche Änderung über welche App erfolgte (z. B. „Chris via Claude Code“). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO; für Inhalte im Auftrag des Kunden.
• Daten, die die App über die Schnittstelle abruft, verlassen IT4S auf Ihre Veranlassung und werden vom Anbieter der App nach dessen eigenen Bedingungen verarbeitet (z. B. Anthropic für Claude). Dieser Anbieter ist nicht unser Auftragsverarbeiter. Prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen die Nutzung der App erlaubt.
• Verbindungen können jederzeit unter Verbundene Apps widerrufen werden.

Öffentliche Demo (demo.it4s.at): Ein Workspace mit erfundenen Daten (Beispiel GmbH), den jede Person ohne Anmeldung im Browser, über MCP und über die API lesen kann; er setzt sich stündlich zurück. Es gibt dort kein Konto, keine Anmeldung und keine Eingabe personenbezogener Daten. Wir verarbeiten nur, was jeder Aufruf mit sich bringt: Ihre IP-Adresse, um Anfragen je Adresse zu begrenzen (Zähler im Arbeitsspeicher, längstens bis zum Ende des Tages), und die Server-Protokolle (14 Tage, siehe Punkt 3). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, missbrauchsfreien Demo). Die Demo setzt keine Cookies; Ihre Auswahl von Sprache und Darstellung bleibt nur in Ihrem Browser (Punkt 12).

7. KI-Funktionen in IT4S (optional)#

IT4S enthält optionale KI-Funktionen (z. B. Zusammenfassungen, Vorschläge für den Umfang eines Releases). Sie sind standardmäßig ausgeschaltet und werden von einem Administrator des Workspaces aktiviert, indem er einen eigenen API-Schlüssel des Kunden bei Anthropic hinterlegt.

• Bei Nutzung werden die jeweils benötigten Inhalte (z. B. Titel und Beschreibungen von Issues) mit diesem Schlüssel an Anthropic zur Verarbeitung durch ein Sprachmodell übermittelt. Die Verarbeitung durch Anthropic erfolgt im Auftrag und nach Wahl des Kunden auf Grundlage seines eigenen Vertrags mit Anthropic; Anthropic ist nicht unser Unterauftragsverarbeiter.
• Anthropic verwendet Daten aus der API-Nutzung nach seinen kommerziellen Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle. Für Übermittlungen in die USA ist der Kunde im Rahmen seines Vertrags mit Anthropic verantwortlich.
• Wir speichern den API-Schlüssel verschlüsselt und verwenden ihn nur für die KI-Funktionen dieses Workspaces.
• KI-Ergebnisse können fehlerhaft sein und sind vor Verwendung zu prüfen. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

8. Abrechnung (Team-Tarif)#

Für kostenpflichtige Tarife verarbeiten wir Firmenname, Rechnungsanschrift, UID-Nummer, Ansprechperson, E-Mail, Tarif, Anzahl aktiver Nutzer und Rechnungen. Die Zahlung wickelt Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland) ab; Zahlungsdaten (Karte, IBAN) gibt der Kunde direkt bei Stripe ein, wir erhalten sie nicht vollständig. Für Abonnements, Rechnungen und die Steuerberechnung ist Stripe unser Auftragsverarbeiter; für die Abwicklung von Zahlungen, die Betrugsprävention und gesetzliche Prüfungen (z. B. zur Geldwäsche) handelt Stripe als eigener Verantwortlicher nach seiner eigenen Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir 7 Jahre auf (§ 132 BAO).

9. E-Mails#

Wir senden Systemmails (Bestätigungscodes, Einladungen, Benachrichtigungen, Hinweise zu Limits, Sicherheit und Löschung). Welche Benachrichtigungen Sie erhalten, stellen Sie in IT4S ein; sicherheits- und vertragsrelevante Mails lassen sich nicht abbestellen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

10. Meldungen rechtswidriger Inhalte (Digital Services Act)#

Rechtswidrige Inhalte in IT4S können Sie an legal@it4s.at melden (Art. 16 DSA); dorthin richten sich auch Anfragen von Behörden. Wir verarbeiten dabei die Kontaktdaten der meldenden Person, die Meldung, die betroffenen Inhalte sowie unsere Entscheidung und deren Begründung. Zweck: Bearbeitung der Meldung, Begründung unserer Entscheidung gegenüber den Betroffenen (Art. 17 DSA) und Abwehr von Rechtsansprüchen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO. Speicherdauer: 1 Jahr.

11. Empfänger und Auftragsverarbeiter#

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn es für den Betrieb nötig ist, gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie es veranlassen. Unsere Dienstleister sind als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden; die aktuelle Liste finden Sie unter it4s.at/subprocessors.

Übermittlung in Drittländer: Einige Dienstleister bzw. deren Konzernmütter sitzen in den USA. Übermittlungen erfolgen auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der Empfänger zertifiziert ist, sonst auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Integrationen und Dienste, die ein Workspace selbst einrichtet (KI-Funktionen mit eigenem Anthropic-Schlüssel, GitHub-Webhooks, Jira- und Confluence-Import, ausgehende Webhooks, eigener SMTP-Server), übermitteln Daten im Auftrag und nach Wahl des Kunden.

12. Cookies und lokale Speicherung#

Die App verwendet nur technisch notwendige Cookies (Anmeldung) und lokale Speicherung im Browser für Einstellungen der Oberfläche (Design, Seitenleiste, Schriftgröße). Sie sind nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 ohne Einwilligung zulässig. Es gibt kein Tracking. Die Website it4s.at setzt keine Cookies; sie speichert nur ein von Ihnen gewähltes Design im Browser. Details: Cookie-Richtlinie.

13. Datensicherheit#

Verschlüsselte Übertragung (TLS), verschlüsselte Speicherung bei Google Cloud, Trennung der Workspaces auf Datenbankebene (Row-Level-Security), Passwörter nur als Hash, Zwei-Faktor-Authentifizierung, protokollierte Zugriffe unserer Mitarbeiter (Audit-Log, 2 Jahre aufbewahrt). Details in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Anlage zum AVV).

Protokolle, Fehlermeldungen und Überwachung: Für Stabilität und Sicherheit des Dienstes verarbeiten wir Folgendes. Rechtsgrundlage ist jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

• Zugriffsprotokolle von App, API und MCP (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser) speichern wir 14 Tage. Aufgerufene Adressen können einmalige oder zeitlich begrenzte Links enthalten, z. B. für Einladungen oder das Hochladen von Dateien.
• Fehlermeldungen sind Teil dieser Protokolle und werden ebenso 14 Tage aufbewahrt. Eine Fehlermeldung kann personenbezogene Daten oder Bruchstücke von Workspace-Inhalten enthalten, z. B. eine E-Mail-Adresse.
• Verfügbarkeitsprüfungen laufen aus Google-Standorten in der EU und den USA. Sie rufen nur technische Statusadressen auf und übertragen dabei keine personenbezogenen Daten.

Die Protokolle werden in der EU gespeichert (Google Cloud, Frankfurt am Main). Nur die von Google vorgegebenen Audit-Protokolle der Cloud-Verwaltung (wer welche Einstellung der Infrastruktur geändert hat) liegen in einem globalen Speicher; sie enthalten keine Workspace-Inhalte. Für Support-Zugriffe der Google LLC gelten die Grundlagen für Drittlandübermittlungen in Punkt 11.

14. Speicherdauer im Überblick#

15. Ihre Rechte#

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) und Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Kontodaten können Sie großteils selbst in IT4S einsehen, ändern, exportieren und löschen. Für Inhalte eines Workspaces wenden Sie sich an dessen Administrator; Anfragen, die uns dazu erreichen, leiten wir an den Kunden weiter.

16. Beschwerderecht#

Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

17. Änderungen#

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Über wesentliche Änderungen informieren wir angemeldete Nutzer in der App bzw. per E-Mail.