Administration

Stand: 2026-11-06

Für Workspace-Admins (und Projekt-Admins für ihre Projekte).

Die Seite Verwaltung

Workspace-Admins erreichen alle Verwaltungsseiten über einen Eintrag in der Seitenleiste, Verwaltung. Er öffnet eine Seite mit:

• Einstellung finden: Tippen Sie ein Wort, um eine Verwaltungsseite, einen Tab der Einstellungen oder eine Karte darauf zu finden (Mailserver, Jira, Zeiterfassung …), und springen Sie hin.
• Braucht Aufmerksamkeit (ein gelber Streifen, nur wenn es etwas gibt): AGB oder AVV nicht akzeptiert, Einladungen, die in 3 Tagen ablaufen, fehlgeschlagene Webhook-Zustellungen der letzten 7 Tage, die letzte Sicherung ist fehlgeschlagen. Jeder Punkt führt zu seiner Seite. Die rote Zahl am Eintrag in der Seitenleiste zählt sie.
• Vier Gruppen, eine Zeile je Seite mit ihrem aktuellen Stand:
  • Personen & Berechtigungen: Benutzer (8 aktiv · 1 Einladung), Berechtigungen, Verbundene Apps (6 Agenten)
  • Projekte & Struktur: Projektgruppen, Tags
  • Integrationen & Import: GitHub, Webhooks, Jira-Import, Confluence-Import (Verbunden oder Nicht verbunden)
  • Workspace: Einstellungen (KI an), Plan & Abrechnung (der Tarif), Sicherung (die letzte Sicherung)

Jede Verwaltungsseite behält ihre eigene Adresse; ihr Pfad oben beginnt mit Verwaltung /. Mitglieder und Kunden sehen den Eintrag nicht.

Benutzer

Verwaltung › Benutzer listet die Personen des Workspaces und die offenen Einladungen. Deaktivieren Sie Benutzer, die gehen; inaktive Benutzer lassen sich endgültig löschen (ihre Issues und Kommentare bleiben und erscheinen als „Gelöschter Benutzer …“). Der Tab Projekte eines Benutzers legt seine Mitgliedschaften fest.

Konten, die der Person gehören

Ein Konto kann in mehreren Workspaces sein. Hier verwalten Sie die Mitgliedschaft der Person: Rolle, aktiv oder inaktiv, Projekte, interne Notiz.

• Name, E-Mail, Passwort und Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Anmeldung lassen sich nur für Ihr eigenes Konto ändern und für ein Konto, das in Ihrem Workspace angelegt wurde und in keinem anderen ist. Sonst sagt IT4S Ihnen, dass die Person es unter Mein Profil ändert.
• Interne Notiz und letzte Anmeldung gehören zu Ihrem Workspace. Ein anderer Workspace derselben Person sieht beides nicht, und Sie können die Notiz für jede Person in Ihrem Workspace bearbeiten.
• Deaktivieren beendet ihre Sitzungen nur in diesem Workspace.
• Löschen eines Kontos, das auch anderswo ist, entfernt die Person aus diesem Workspace. Das Konto bleibt, und ihre Issues und Kommentare hier zeigen weiter ihren Namen.

Benutzer einladen

Benutzer einladen (oben rechts) lädt Personen per E-Mail ein:

• E-Mail-Adressen: eine oder mehrere, getrennt durch Kommas oder Zeilenumbrüche. Wer schon im Workspace ist, wird übersprungen; IT4S sagt, wer. Wen ein Jira-Import als inaktiv angelegt hat, laden Sie ein, und so tritt die Person bei.
• Workspace-Rolle: Admin, Mitglied, Leser oder Kunde, für alle in dieser Runde gleich. Leser sind kostenlos und lesen nur (siehe Rollen und Kunden). Kunden sehen nur die Projekte, zu denen Sie sie hinzufügen.
• Projekte: Diesen Projekten treten sie beim Annehmen bei: als Mitglieder oder, wenn das ihre Rolle ist, als Leser oder Kunden.
• Persönliche Nachricht: bis zu 300 Zeichen, steht in der Einladungs-E-Mail.
• Einladungen senden: Jede Person bekommt eine E-Mail mit einem Link, der einmal und 7 Tage lang gilt. Sie tritt mit einem neuen oder ihrem bestehenden Konto bei (siehe Erste Schritte) oder nimmt auf app.it4s.at an. Danach erscheint sie als aktiver Benutzer.

Benutzer in Ihrem Tarif: Offene Einladungen zählen als Benutzer, bei der Rolle Leser auf der Seite der Leser. Der Hinweis unter der Liste zeigt, wie viele Benutzer Sie haben (etwa Free-Tarif: 2 von 3 Benutzern); Plan & Abrechnung zeigt beides. Würden die Einladungen das Limit überschreiten, sagt der Dialog es, und Sie können sie nicht senden; laden Sie weniger Personen ein oder wechseln Sie auf Team.

Eingeladene Personen in der Liste

• Eingeladene stehen als Zeilen mit dem Status Eingeladen (wer eingeladen hat und bis wann der Link gilt) oder Einladung abgelaufen. Der Filter Status zeigt standardmäßig Aktiv und Eingeladen; wählen Sie Inaktiv, um die anderen zu sehen.
• Einladung erneut senden (der Papierflieger in der Zeile) schickt einen neuen Link, wieder 7 Tage gültig; der alte Link funktioniert nicht mehr. Eine abgelaufene Einladung zählt wieder als Benutzer, sobald Sie sie erneut senden.
• Löschen in einer eingeladenen Zeile widerruft die Einladung: Der Link funktioniert nicht mehr, und der Platz ist frei.

Beitritt ohne Einladung

Personen Ihrer Firma können selbst beitreten, sobald Sie nachgewiesen haben, dass die Domain Ihnen gehört. Unter Einstellungen › Anmeldung & Sicherheit, mit eingeschalteter Google-Anmeldung:

1. Tragen Sie die Erlaubte Google-Workspace-Domain ein und klicken Sie auf Speichern.
2. Legen Sie dort, wo Ihre Domain verwaltet wird, den DNS-Eintrag an, den IT4S zeigt: Typ TXT, Name _it4s-verify.<ihre domain> und der angezeigte Wert.
3. Klicken Sie auf Bestätigen. Ein neuer Eintrag kann eine Weile brauchen; findet IT4S ihn noch nicht, versuchen Sie es später erneut.
4. Schalten Sie Beitritt ohne Einladung ein und klicken Sie auf Speichern. Der Schalter bleibt aus, bis die Domain bestätigt ist.

Danach:

• Wer sich mit einem Google-Konto dieser Domain anmeldet, tritt als Mitglied bei. Die Rolle ändern Sie danach unter Benutzer.
• Es ist aus, bis Sie es einschalten. gmail.com und googlemail.com werden abgelehnt, weil jede Person so ein Konto haben kann.
• Sind die Benutzer des Tarifs aufgebraucht, tritt auf diesem Weg niemand mehr bei; die Person wird gebeten, einen Admin zu fragen.
• Lassen Sie den DNS-Eintrag stehen. IT4S prüft ihn einmal am Tag. Fehlt er 7 Tage lang, ist die Domain nicht mehr bestätigt, der Beitritt ohne Einladung schaltet sich aus, und die Workspace-Admins bekommen eine E-Mail. Wer schon beigetreten ist, bleibt. Ein vorübergehendes DNS-Problem ändert nichts.
• Eine andere Domain beendet den Nachweis und schaltet den Beitritt aus; bestätigen Sie die neue Domain.
• Die Anmeldung auf die Domain beschränken braucht keinen Nachweis: Die erlaubte Domain allein grenzt nur ein, wer sich mit Google anmelden darf.
• Unter der eigenen Adresse eines Workspaces läuft die Google-Anmeldung über app.it4s.at und kommt gleich angemeldet zurück.

Projekte

Arbeit › Projekte: Projekt anlegen (Workspace-Admins): Schlüssel (2–10 Buchstaben, Präfix der Issue-Schlüssel, fest, sobald es Issues gibt), Name, Leitung. Projekt-Admins bearbeiten:

• Allgemein: Bild, Name, Leitung, Standard-Schätzeinheit, Standard-Sichtbarkeit der Dokumentation (Intern oder Öffentlich für neue Doku-Seiten; öffentliche Seiten sehen auch die Kunden des Projekts), Aktiv und GitHub: ob Pull Requests den Status ändern und auf welchen Status, wenn ein PR geöffnet, gemergt oder ohne Merge geschlossen wird.
• Beschreibung, Mitglieder (Benutzer + Rolle), Dokumentation, Intern (interne Notiz).
• Projekte, die Sie nicht mehr brauchen, lassen sich archivieren oder löschen; siehe Projekt archivieren oder löschen.

Inaktive Projekte sind schreibgeschützt und in den Auswahlen ausgeblendet. Ihre Issues, Releases und Doku-Seiten zeigen den Hinweis Projekt … ist inaktiv – nur lesen, mit Aktivieren für Projekt-Admins, und ihre Felder zeigen die Werte schreibgeschützt. Issue hinzufügen, Release hinzufügen oder eine neue Seite für ein inaktives Projekt erklären, dass dort nichts angelegt werden kann.

Tags und Berechtigungen

• Tags: workspaceweite Tags mit Farben. Neue Tags (aus der Autovervollständigung oder einem Jira-Import) bekommen eine eigene Farbe; um viele auf einmal umzufärben, wählen Sie ihre Zeilen aus und nutzen Farbe setzen….
• Berechtigungen: was Kunden und Mitglieder dürfen (siehe Rollen und Kunden); Verlauf zeigt die letzten Änderungen; Auf Standard zurücksetzen. Eine Legende über der Tabelle erklärt die Zellen, und die Zeilen sind gruppiert (Issues, Kommentare, Anhänge, Zeit, Dokumentation, Projekt). Eine Zelle ist ein fester Wert (✓ oder – mit Schloss), ein Schalter oder ein Wert mit ›, der die Auswahl öffnet.

Einstellungen

Nur öffentliche Adressen: Der Mailserver und die Adressen von Jira und Confluence müssen wie Webhooks im öffentlichen Internet erreichbar sein. Eine Adresse in einem privaten Netz wird abgelehnt, und Test-E-Mail senden bzw. Verbindung testen sagt es.

Der Silvertip-Support sieht Ihren Workspace nur, wenn Sie es erlauben; siehe Supportzugang für Silvertip.

Name, Logo und Adresse des Workspaces

Einstellungen › Allgemein › Workspace:

• Name: erscheint in der Seitenleiste und im Workspace-Wechsel.
• Logo: erscheint in der Seitenleiste und im Workspace-Wechsel. Es steht nicht in E-Mails und nicht in Sicherungen.
• Sprache: die Sprache der Beispiel-Issues eines neuen Workspaces. Die eigene Sprache stellt jede Person unter Mein Profil ein.
• Zeitzone: Was als heute gilt, Datumsangaben, Arbeitszeiten, Berichte und Limits folgen ihr; siehe Zeitzone des Workspaces.

Adresse ändern zieht den Workspace auf eine neue Adresse um:

1. Klicken Sie auf Adresse ändern und geben Sie die neue ein. IT4S prüft sie beim Tippen: 4–32 Kleinbuchstaben, Ziffern oder Bindestriche, nicht reserviert, nicht geschützt, nicht vergeben.
2. Bestätigen. Sie wechseln auf die neue Adresse und bleiben angemeldet.
3. Die alte Adresse leitet 90 Tage lang weiter, und niemand anderes kann sie in dieser Zeit belegen. In diesen 90 Tagen können Sie zu ihr zurück.

Die Admins des Workspaces bekommen eine E-Mail über die Änderung. Andere Personen melden sich unter der neuen Adresse neu an. Verbundene Apps auf mcp.it4s.at funktionieren weiter; Werkzeuge, die die alte Adresse direkt verwenden, brauchen die neue, weil nicht jedes Programm einer Weiterleitung folgt, wenn es Daten sendet. Nach 90 Tagen funktioniert die alte Adresse nicht mehr und ist wieder frei.

Adressen mit drei Zeichen sowie reservierte und geschützte Adressen vergibt Silvertip: Schreiben Sie an support@it4s.at.

AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag

Der Inhaber akzeptiert die AGB von IT4S und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) beim Anlegen des Workspaces für das Unternehmen (siehe Erste Schritte). Einstellungen › Recht & Daten › AGB und Auftragsverarbeitungsvertrag zeigt die akzeptierten Versionen, wann, von wem und für welches Unternehmen, mit Links zu beiden Texten.

Veröffentlicht Silvertip eine neue Version, sieht der Inhaber beim nächsten Öffnen des Workspaces einen Dialog: Unternehmen eingeben, Häkchen setzen, Akzeptieren. Bis dahin sehen alle anderen einen kurzen Hinweis, dass der Inhaber noch akzeptieren muss. Sonst bleibt alles benutzbar.

Einen Workspace löschen

Einstellungen › Recht & Daten › Gefahrenzone › Workspace löschen. Laden Sie vorher unter Sicherung eine Sicherung herunter: Danach können Sie sich nicht mehr anmelden, um eine zu holen.

1. Klicken Sie auf Workspace löschen und tippen Sie die Adresse des Workspaces ein. Warum Sie gehen, können Sie angeben; das ist freiwillig.
2. Der Workspace ist sofort für alle gesperrt: Niemand kann sich anmelden, und verbundene Apps und API-Tokens funktionieren nicht mehr. Alle Admins bekommen eine E-Mail mit dem Datum.
3. Nach 30 Tagen wird er endgültig entfernt, mit seinen Projekten, Issues, Dateien, Mitgliedern und Sicherungen.

Doch anders entschieden? Schreiben Sie vor diesem Datum an support@it4s.at. Bis dahin kann der Silvertip-Support ihn wiederherstellen, und nichts geht verloren.

Die Personen behalten ihre IT4S-Konten und ihre anderen Workspaces.

GitHub verbinden

1. Einstellungen › Integrationen › GitHub › Geheimnis erzeugen; kopieren Sie es (es wird einmal angezeigt). Änderungen aus GitHub werden in Ihrem Namen festgehalten, „via GitHub“.
2. In GitHub: Repository › Settings › Webhooks › Add webhook: die in IT4S angezeigte Payload-URL, Content type application/json, das Geheimnis, die Events Pull requests, Pushes, Check suites, Check runs, Statuses.
3. Nennen Sie Issue-Schlüssel in PR-Titeln, Branch-Namen oder Commit-Nachrichten (Fix login (WEB-42)). PRs, Branches und Commits erscheinen dann am Issue; ein PR setzt das Issue auf In Prüfung, beim Merge auf Erledigt. Die Karte zeigt die letzte Zustellung.

Importe, Webhooks, verbundene Apps

• Jira-Import: importiert ein Jira-Projekt mit Issues, Kommentaren, Arbeitszeiten und Dateien; ein erneuter Lauf aktualisiert statt zu verdoppeln. Jeder Lauf zeigt, wann seine Jira-Daten geholt wurden („Jira-Daten vom …“). Importieren nutzt diese Daten nur, wenn sie jünger als eine Stunde sind; sonst heißt der Knopf Aus Jira aktualisieren und importieren und lädt das Projekt zuerst neu, damit seit der Analyse in Jira gebuchte Zeit und Änderungen dabei sind. Um IT4S auf den Stand von Jira zu bringen, öffnen Sie den letzten Lauf des Projekts und klicken auf Aus Jira aktualisieren und importieren. Siehe auch Jira-Import: Feldverlauf und Verknüpfungen.
  • In welches Projekt: Unter dem Jira-Projekt wählt Importieren in ein neues Projekt (Schlüssel und Name; standardmäßig die aus Jira) oder ein bestehendes Projekt. Mit einem anderen Schlüssel werden die Jira-Schlüssel ersetzt: Aus Jira WEB-12 wird HP-12, auch dort, wo Titel, Beschreibungen und Kommentare es nennen. In einem bestehenden Projekt kommen die Issues zu den vorhandenen dazu; eine dort schon vergebene Nummer bekommt die nächste freie. Wird dasselbe Jira-Projekt erneut importiert, bleiben die Schlüssel vom ersten Mal. Die Wahl können Sie bei einem analysierten Lauf ändern, bis Sie ihn erneut importieren.
  • Personen: Jira-Konten werden über die E-Mail-Adresse den Personen Ihres Workspaces zugeordnet. Alle anderen mit einer Adresse aus Jira kommen als inaktive Benutzer dazu, und ihre Jira-Historie bleibt unter ihrem Namen. Wer noch kein IT4S-Konto hat, bekommt eines, das Sie unter Benutzer aktivieren. Wer schon anderswo ein Konto hat, kann von Ihnen nicht aktiviert werden: Laden Sie die Person mit Benutzer einladen ein, damit niemand ungefragt beitritt. Verbirgt Jira die Adresse einer Person, ordnen Sie sie im Lauf von Hand zu, sonst geht ihre Historie an den Admin, der importiert.
  • Status-Zuordnung: Vor dem Import listet die Seite jeden Jira-Status des Projekts mit dem IT4S-Status, den seine Issues bekommen. Der Jira-Status erscheint als Chip in der Farbe seiner Jira-Kategorie (To Do, In Progress, Done), gefolgt von einem Pfeil und einem Symbol:
    • Grünes Häkchen: IT4S kennt den Namen (etwa Backlog, In Review, Done).
    • Warnung: IT4S kennt den Namen nicht; der Status folgt nur seiner Jira-Kategorie, etwa würde Declined (Kategorie Done) zu Erledigt. Prüfen Sie diese Zeilen: Wählen Sie Wird nicht gemacht für Declined oder Backlog für einen Status, der in Ihrem Jira-Workflow vor To Do kommt.
    • Blaues Häkchen: Sie haben den Status gewählt. Er gilt für jedes Issue mit diesem Jira-Status, nur für diesen Lauf.
    • Eine Warnzeile, die Sie lassen, importiert den vorausgefüllten Status. Eine neue Analyse zeigt wieder die automatische Zuordnung; Aus Jira aktualisieren und importieren behält Ihre Wahl für diesen Lauf.
  • Fix-Versionen werden zu Releases des Projekts; ein Issue mit mehreren bekommt die erste.
  • Komponenten werden zu Komponenten des Projekts, mit einem Kürzel aus dem Namen (Driver App → DA); eine schon vorhandene Komponente mit demselben Namen wird verwendet. IT4S-Issues haben eine Komponente: Ein Issue mit mehreren Jira-Komponenten bekommt die erste, und ein Kommentar daran nennt die anderen. Die Analyse listet die Komponenten und die Issues mit mehreren.
  • Projektbild: Ein in Jira hochgeladenes Projektbild wird zum Bild des IT4S-Projekts, aber nur, solange es dort keines hat; ein in IT4S gesetztes Bild bleibt also. Die eingebauten Symbole von Jira werden nicht übernommen.
• Confluence-Import: importiert einen Confluence-Bereich oder einen Seitenbaum als Doku-Seiten. Importierte Seiten sind immer intern; machen Sie danach die öffentlich, die Kunden lesen sollen.
• Webhooks: senden Ereignisse zu Issues, Releases und Arbeitszeiten an andere Systeme (signiert, mit Zustellprotokoll).
  • Eigener Header: für Empfänger, die einen Schlüssel erwarten, etwa Authorization: Bearer … oder X-Api-Key. Der Wert wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt (das Feld zeigt dann Gespeichert; leer lassen behält ihn, den Namen löschen entfernt den Header). Er erscheint nicht im Zustellprotokoll. Header, die IT4S selbst setzt (Content-Type, Host, X-IT4S-…), sind nicht möglich.
  • Eigenes Geheimnis verwenden: Gibt Ihnen der Empfänger sein Signatur-Geheimnis, tragen Sie es ein (mindestens 16 Zeichen, ohne Leerzeichen), statt ein erzeugtes zu verwenden.
  • Filter: Issue-Typen und Tags senden nur Ereignisse zu Issues dieser Typen oder mit mindestens einem dieser Tags (Groß- und Kleinschreibung egal). Leer heißt kein Filter. Sie betrachten das Issue so, wie es nach der Änderung ist; die Änderung, die einen Tag hinzufügt, zählt also schon. Release-Ereignisse werden immer gesendet.
  • Über Claude: Workspace-Admins können Webhooks mit einer App-Verbindung, bei der Workspace-Verwaltung angekreuzt ist, auflisten, anlegen, ändern, pausieren, testen und löschen (list_webhooks, create_webhook, …). Das Signatur-Geheimnis steht einmal in der Antwort.
• Verbundene Apps: alle Verbindungen von Claude und anderen Apps; hier widerrufen (siehe Mit KI-Agenten und anderen Apps arbeiten).

Sicherung

Verwaltung › Sicherung, je Workspace.

Sicherung erstellen erzeugt ein ZIP mit den Daten und Dateien dieses Workspaces zum Herunterladen. Es enthält keine Passwörter oder Zwei-Faktor-Geheimnisse, aber die Daten des Workspaces; bewahren Sie es sicher auf.

Automatische Sicherungen

IT4S sichert jeden Workspace jede Nacht, im selben Format. Die Liste zeigt Datum und Uhrzeit, Größe, Zahl der Issues und Status. Jede Zeile hat ein Symbol zum Herunterladen; Wiederherstellen… steht in ihrem Menü ⋯. In der Liste Ihrer eigenen Sicherungen und Wiederherstellungen steht Löschen zuletzt im Menü ⋯ und fragt nach.

• Wie lange sie bleiben: 7 Tage im Tarif Free und 30 Tage im Tarif Team; die Zeile über der Liste sagt es. Die neueste gelungene bleibt immer. Selbst löschen können Sie sie nicht.
• Vor der Wiederherstellung … in der Liste ist der Stand, den IT4S speichert, bevor ein Workspace überschrieben wird. Er bleibt genauso lange.

Als neuen Workspace wiederherstellen

Jeder Admin. Klicken Sie auf Wiederherstellen…, wählen Sie Als neuen Workspace und geben Sie eine neue Adresse ein. Dieser Workspace bleibt, wie er ist.

• Die Kopie heißt <Name> (copy), mit demselben Tarif und Ende der Testphase. Umbenennen unter Einstellungen › Allgemein.
• Sie hat dieselben Mitglieder und Rollen, und Sie werden ihr Eigentümer. Wer diesen Workspace seit der Sicherung verlassen hat, ist in der Kopie ein deaktivierter Benutzer.
• Sie zählt zu Ihren Workspaces: Ein Konto besitzt höchstens 3 Free-Workspaces.
• Sie beginnt ohne verbundene Apps, API-Tokens und offene Einladungen. Tragen Sie dort die Geheimnisse der Integrationen ein, richten Sie die Webhooks ein und bestätigen Sie die Google-Domain.
• Ist sie fertig, verlinken die Seite und eine E-Mail darauf. Schlägt sie fehl, bleibt nichts zurück, und die Adresse ist wieder frei.

Diesen Workspace überschreiben

Nur der Eigentümer des Workspaces. Klicken Sie auf Wiederherstellen… und wählen Sie Diesen Workspace überschreiben, oder Sicherung auswählen, um ein ZIP aus diesem Workspace hochzuladen. Tippen Sie dann die Adresse des Workspaces ein.

• Zuerst wird der aktuelle Stand gespeichert. Klappt das nicht, ändert sich nichts. Um die Wiederherstellung rückgängig zu machen, stellen Sie diesen Stand wieder her.
• Solange sie läuft, ist der Workspace für alle darin schreibgeschützt. Bei einem großen Workspace kann das Minuten dauern. Einen Tag lang sehen danach alle, aus welcher Sicherung er stammt.
• Alle bleiben angemeldet, und API-Tokens und App-Verbindungen funktionieren weiter. Tragen Sie die Geheimnisse der Integrationen erneut ein und bestätigen Sie die Google-Domain erneut, wenn Sie sie nutzen. Wiederhergestellte Webhooks sind inaktiv: Erneuern Sie ihr Geheimnis, setzen Sie einen eigenen Header erneut und aktivieren Sie sie.
• Die Konten der Personen ändern sich nicht: Namen und Passwörter bleiben. Wer den Workspace seit der Sicherung verlassen hat, kommt als deaktivierter Benutzer zurück, und Sie aktivieren ihn unter Benutzer.

Beides läuft im Hintergrund; Sie können die Seite verlassen. Admins bekommen eine E-Mail, wenn es fertig oder fehlgeschlagen ist, und die Wiederherstellung steht im Audit-Protokoll. Einzelne Issues oder Projekte lassen sich nicht wiederherstellen; dafür gibt es den Papierkorb.